المهام والواجبات المعتمدة لشعبة الشؤون المالية
المقدمة:
تُعنى هذه الشعبة بمتابعة الإجراءات المالية والمحاسبية، من خلال تطبيق الأنظمة المعتمدة والإشراف على العمليات المحاسبية لضمان دقة الأداء المالي والامتثال للتعليمات الإدارية والرقابية.
المهام التفصيلية:
- الإشراف المباشر والتوقيع على مستندات الصرف المالي.
- مراجعة القيود المحاسبية والتوقيع على مستندات القيد.
- حفظ الوثائق المالية ومتابعتها باستخدام السجلات المعتمدة.
- تنفيذ جرد دوري للصندوق والتوقيع على محاضر الجرد.
- التوقيع على كافة الصكوك الصادرة.
- متابعة وتحليل عناصر السلف، الأمانات، الإيرادات، والتخصيصات المالية.
- تأييد توفر التخصيص المالي قبل تنفيذ عمليات الصرف.
- توزيع المهام بين منتسبي الشعبة ومتابعتها ميدانيًا وبشكل مستمر.
- الرد على تقارير الجهات العليا مثل الجامعة وديوان الرقابة المالية.
- الإشراف على إجراءات الشطب والاستحداث.
- إدارة ومراقبة الأنظمة الإلكترونية الخاصة بالشعبة، مثل برنامج الرواتب والنظام المحاسبي.
- توقيع الكشوفات التحليلية وقوائم الرواتب وموازين المراجعة.
- إعداد الحسابات الختامية وسجل التوحيد السنوي.
- ترشيح المنتسبين للدورات التدريبية لتطوير المهارات والرفع من كفاءة الأداء.
- الإشراف على رفع الرواتب عبر البطاقات الإلكترونية.
- متابعة سداد الأقساط الدراسية من قبل الطلبة.
- الإشراف على تسوية وغلق السلف المصروفة للجان الإدارية والفنية.
اهم الوحدات المرتبطة بشعبة الشؤون المالية
وحدة الرواتب
عملها
- أعداد الكشوفات والقوائم الشهرية لرواتب المنتسبين وتحديثها شهريًا حسب الأوامر الإدارية الشهرية.
- متابعة إجراءات تدقيق الرواتب في الجامعة وصرفها للمنتسبين .
وحدة السجلات
عملها
- تنظيم كشوف العاملين بأجور يومية واجراءات صرفها.
- متابعة عمليات صرف أستمارات المحاضرين الخارجيين وأوامر الإيفادات.
- ترحيل القوائم والأوامر الخاصة بالرواتب في سجلات الرواتب .
وحدة الصرف (المحاسب)
عملها
تسجيل العمليات المحاسبية (القيود) الخاصة بعمليات الصرف والتسوية في المستندات وترحيلها في السجلات المختصة .
وحدة المخزن
عملها
تقع هذه الوظيفة في وحدة المخزن التابعة للكلية ويختص شاغلها بتنفيذ الاعمال وفقا للتعليمات المخزنية ويخضع شاغل هذه الوظيفة بأشراف مدير المالية .
وحدة صندوق التعليم العالي
عملها
- تنفيذ عمليات السحب والإيداع لدى المصرف وفقاً للتعليمات المالية النافذة.
- استلام المبالغ المسددة من الطلبة، بالإضافة إلى المبالغ المتبقية من السلف المصروفة.
- القيام بعملية غلق الصندوق المالي في نهاية كل شهر مع الالتزام بالضوابط والتعليمات المعتمدة.
- يكون الارتباط الإداري المباشر بمسؤول الشعبة المالية لضمان تنسيق الأعمال وتحقيق الانسيابية في التنفيذ.